POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
INTRODUCTION
Les programmes Réserve d'or canadienne et Réserve d'argent canadienne de la Monnaie royale canadienne sont des instruments de placement dans les métaux précieux, sous forme de reçus, qui effectuent le suivi du prix de l'or et de l'argent, respectivement, et permettent aux investisseurs, individuels et institutionnels, d'investir directement dans les métaux précieux. Les reçus de transactions boursières (RTB) sont inscrits et négociés à la Bourse de Toronto (TSX) comme tout autre titre inscrit en Bourse.
Chaque RTB - Or et chaque RTB – Argent représentent une participation véritable indivise dans des produits d'investissement qui seront détenus par la Monnaie sans affectation particulière. Les investisseurs seront les propriétaires véritables des produits d'investissement. Chaque RTB - Or est exprimé sous forme de fraction d'une once troy d'or fin à la date d'émission et est réduit quotidiennement des frais de gestion, lesquels s'établissent à 0,35 % par année. Chaque RTB - Argent est exprimé sous forme de fraction d'une once troy d'argent à la date d'émission et est réduit quotidiennement des frais de gestion, lesquels s'établissent à 0,45 % par année. Les investisseurs peuvent choisir d'échanger tous les mois leurs RTB contre des produits d'investissement en or ou en argent (selon le cas) ou contre une somme en espèces, sous réserve du paiement de certains frais et sur envoi d'un avis d'échange.
La présente politique relative à la protection des renseignements personnels décrit la façon dont la Monnaie recueille, utilise, communique et protège ces renseignements personnels dans le contexte des programmes Réserve d'or canadienne et Réserve d'argent canadienne. Elle complète la Politique de confidentialité du site Web de la Monnaie, qu'il est possible de consulter àhttp://www.monnaie.ca au bas de chaque page du site.
LE RÔLE DE LA MONNAIE
Le rôle de la Monnaie est de gérer et de promouvoir le projet de reçus de transactions boursières et de faire fonction de dépositaire pour tous les biens en métaux précieux représentés par les reçus inscrits. La Monnaie ne sera, en aucuns cas, propriétaire des métaux précieux représentés par les reçus.
Un tiers agit en tant que dépositaire auprès des maisons de courtage des investisseurs, veillant ainsi au bon déroulement efficace des programmes de la Réserve.
APPLICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES PROGRAMMES RÉSERVE D'OR CANADIENNE ET RÉSERVE D'ARGENT CANADIENNE
La Politique de confidentialité des programmes Réserve d'or canadienne et Réserve d'argent canadienne de la Monnaie s'applique uniquement aux activités de la Monnaie qui ont rapport à ces programmes.
POUVOIRS LÉGISLATIFS ET OBLIGATIONS JURIDIQUES
Le paragraphe 4(1) de la Loi sur la Monnaie royale canadienne confère à la Monnaie le pouvoir général de diriger ses activités, y compris celle de recueillir des renseignements personnels pour les programmes Réserve d'or canadienne et Réserve d'argent canadienne.
La Monnaie est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui est la loi fédérale qui régit la collecte, l'utilisation, la protection, la divulgation et la communication, la conservation et le retrait des renseignements personnels par une institution fédérale. De façon générale, cela signifie que nous sommes limités :
- à la collecte des renseignements personnels dont nous avons absolument besoin pour bien vous servir et respecter nos obligations juridiques;
- à l'utilisation des renseignements personnels uniquement à des fins auxquelles vous avez donné votre consentement et prévues par la loi;
- à la divulgation des renseignements personnels dans les circonstances suivantes :
- après avoir obtenu votre consentement pleinement éclairé et explicite;
- pour respecter nos obligations juridiques, décrites plus loin dans le présent document.
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Circonstances qui exigent la collecte de vos renseignements personnels :
- lorsque vous fournissez volontairement votre adresse de courriel sur le site Web des programmes Réserve d'or canadienne et Réserve d'argent canadienne de la Monnaie afin de recevoir les mises à jour de la Monnaie sur ces programmes;
- lorsque vous communiquez avec la Monnaie et choisissez d'échanger un RTB contre des métaux précieux dont vous recevrez livraison directement de la Monnaie. Pour ce faire, vous devez envoyer un formulaire d'échange dûment rempli à votre courtier, qui le transmettra à la Monnaie par courriel, par télécopie ou par la poste. Dans le formulaire, vous devrez fournir à la Monnaie les renseignements personnels suivants afin que la Monnaie prépare la commande pour l'échange physique. La Monnaie utilisera ces renseignements pour valider votre identité lorsque vous communiquerez avec elle directement, afin de prendre les dispositions finales pour l'échange :
- Nom et prénom
- Adresse
- Ville
- Province
- Pays
- Code postal
- Montant à échanger
- en toute autre circonstance où vous choisissez de communiquer vos renseignements personnels à l'un de nos employés.
Selon l'activité ou l'interaction qui a lieu, nous recueillons vos renseignements personnels par téléphone, par courrier postal ou par courrier électronique ou sur notre site Web sécurisé.
Nous analysons périodiquement les courriels que nous recevons afin de déterminer les tendances qui se dessinent dans les demandes de renseignements. Cette information n'est utilisée que dans le cadre de la mise à jour de notre site Web afin que nos clients puissent trouver plus rapidement ce qu'ils cherchent. Nous n'utilisons jamais votre adresse électronique lorsque nous effectuons cette analyse et ne communiquerons avec vous au sujet des programmes de la Réserve que si vous avez donné votre consentement explicite lorsque vous avez fourni votre adresse de courriel. En effet, vous aurez alors indiqué que vous convenez de fournir votre adresse électronique à la Monnaie et que vous consentez à recevoir des mises à jour de la Monnaie sur les programmes de la Réserve.
UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement dans les cas suivants :
- pour vous faire parvenir par courriel les mises à jour sur les programmes de la Réserve, après que vous ayez consenti à ce que la Monnaie le fasse;
- pour traiter un échange de RTB contre des produits d'investissement.
- d’une façon anonyme, dans le but :
- de gérer, développer et améliorer nos activités commerciales;
- d’élaborer des services et des offres promotionnelles qui répondent à vos besoins.
Dans toutes les autres circonstances, nous vous demanderons toujours votre consentement exprès avant d’utiliser vos renseignements personnels à une fin autre que celle qui est indiquée ci-dessus.
DIVULGATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous nous limitons à la divulgation des renseignements qui sont nécessaires à une tierce partie dans les circonstances suivantes :
- pour transmettre ces renseignements au Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), conformément aux exigences de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes ;
- pour respecter les prescriptions d'autres lois du Parlement du Canada, dont la Loi de l’impôt sur le revenu ;
- pour répondre à votre demande ou après avoir obtenu votre consentement pleinement éclairé, selon les circonstances qui peuvent exiger une divulgation occasionnelle.
Dans toutes les autres circonstances, nous vous demanderons toujours votre consentement exprès avant de divulguer vos renseignements personnels à une partie autre que celle qui est indiquée ci-dessus.
EXACTITUDE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Monnaie fait preuve de diligence pour s'assurer que les renseignements personnels en sa possession soient toujours exacts, à jour et complets. Cependant, vous êtes responsable d'informer la Monnaie de tout changement à vos renseignements et de toute erreur que vous pourriez détecter au moment de l'examen de vos renseignements ou en traitant un échange de RTB contre des produits d'investissement.
PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous reconnaissons que les renseignements que vous nous communiquez sur vous-même sont très personnels et délicats. C'est pourquoi nous appliquons les normes les plus élevées qui soient pour en assurer la protection. L'accès à vos renseignements personnels est limité aux employés de la Monnaie qui doivent les connaître et nous mettons en place des mécanismes de sécurité visant à les protéger contre l'accès, l'utilisation, la modification et la destruction non autorisés.
Cela dit, vous êtes entièrement responsable de la protection de vos renseignements personnels qui sont en votre possession ou sous votre contrôle, sous forme physique ou électronique, et la Monnaie n'est aucunement responsable des bris de sécurité ou des situations d'atteinte à la vie privée pouvant se produire lorsque les renseignements personnels ne sont pas sous son contrôle.
Il est donc de la plus haute importance de faire preuve de prudence lorsque vous fournissez des renseignements personnels par voie électronique. Plus précisément, vous devez prendre les précautions nécessaires pour protéger contre l'accès, l'utilisation, la modification et la destruction non autorisés. Vous êtes également responsable d'informer sans délai la Monnaie de tout manquement, réel ou soupçonné, à la protection de vos renseignements personnels afin que des mesures soient prises pour restreindre l'accès à vos renseignements personnels.
CONSERVATION ET ÉLIMINATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La description du répertoire de renseignements personnels servant aux programmes Réserve d'or canadienne et Réserve d'argent canadienne est en cours d'élaboration. On y précisera la période de conservation des renseignements personnels qui seront recueillis aux fins de ces programmes, à savoir six ans après que toutes les mesures administratives auront été complétées.
En raison d'obligations juridiques, la Monnaie ne peut ni détruire ni éliminer de quelque autre façon que ce soit vos renseignements personnels avant la fin de la période de conservation prévue.
MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La Monnaie se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps, sans préavis ni responsabilité à votre égard ou à celui de toute autre personne, en publiant une nouvelle politique sur son site Web. La collecte, l'utilisation et la divulgation, de notre part, de vos renseignements personnels sera régie par la version de la politique qui est affichée et en vigueur à ce moment.
DROIT D'ACCÈS ET DROIT DE DEMANDE D'UNE CORRECTION
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels , vous avez le droit d'accéder à tous les renseignements personnels dont dispose la Monnaie vous concernant et vous pouvez demander la correction de ces données. Pour ce faire, il suffit de remplir le formulaire approprié disponible sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (http://www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/350-58-fra.asp) et envoyez-le au :
Coordonnateur de l'accès à l'information et
de la protection des renseignements personnels
Monnaie royale canadienne
320, promenade Sussex
Ottawa (Ontario) K1A 0G8
Telephone: 613-993-2711
La Monnaie a trente jours pour répondre par écrit à votre demande. Il est à noter qu’aucuns frais ne sont exigés pour les demandes d’accès aux renseignements personnels.
La Loi sur la protection des renseignements personnels établit un mécanisme de traitement des plaintes par lequel les personnes peuvent demander au Commissaire à la protection de la vie privée d’enquêter relativement aux plaintes qu’elles peuvent avoir concernant un cas de non-conformité présumée, par une institution du gouvernement fédéral, de l’une ou l’autre de ses dispositions. Si vous souhaitez vous prévaloir de ce droit, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée, à l’adresse :
Commissaire à la protection de la vie privée
Place de Ville, tour « B », 3e étage
112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : 1-800-282-1376
613-947-1698
Télécopieur : 613-990-4665
Courriel : info@priv.gc.ca
Site Web : http://priv.gc.ca
AVEZ-VOUS DES QUESTIONS?
Nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez des questions concernant la Politique de confidentialité des programmes Réserve d’or canadienne et Réserve d'argent canadienne ou le programme de protection des renseignements personnels de la Monnaie en général en écrivant au Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la Monnaie à l’adresse fournie à la section précédente.